Chia sẻ một chút về văn hóa làm việc mà mình đã có dịp trải nghiệm trong 1 vài công sở khi đi làm và đi học ở Mỹ hồi trước, từ những lời "khuyên" của các "tỉ phú" nổi tiếng từ Tây sang Ta về việc làm thêm giờ.

Buổi sáng làm việc bắt đầu luôn luôn từ 9h, bất chấp thời tiết. 11h30 nghỉ trưa 30 phút để ăn uống và hít thở tùy ý. 12h làm việc tiếp đến 5h30 ra về, không hơn không kém một phút nếu như không phải lựa chọn cá nhân của nhân viên ở lại. Thậm chí nhân viên còn được khuyến khích về đúng giờ để có thể dành thời gian cho gia đình, bạn bè, nạp năng lượng cho ngày hôm sau. Ai về muộn còn được những người khác hối thúc. Thường thì 6h, 6h30 là văn phòng không còn bóng người. Cuối tuần luôn nghỉ 2 ngày là thứ 7 và Chủ Nhật, bất chấp deadline.

Tại sao lại thế? Câu trả lời đến từ triết lý làm việc rằng một khi đã làm, thì nhân viên phải tự biết cách kiểm soát thời gian của mình sao cho công việc được hoàn thành đúng thời hạn, trong khoảng thời gian 8 tiếng ở công sở mà mình có hàng ngày, thay vì phải ở lại OT để làm bù. Chính vì thời gian làm việc ít, 8 tiếng x 5 ngày/tuần, mỗi người đều phải biết cách tự chịu trách nhiệm với khối lượng công việc của mình để điều chỉnh và làm việc hiệu quả hơn, tiến độ cao hơn, thay vì có rất nhiều thời gian, nhưng lại không được sử dụng hiệu quả và mất tập trung.

Thứ 2, đó là trách nhiệm của người quản lý phải biết cách tự cân nhắc và đong đếm khối lượng công việc cũng như sự trông đợi của từng đầu việc giao cho nhân viên thuộc cấp để họ có thể hoàn thiện được công việc trong thời gian cho phép với chất lượng cao. Một cán bộ quản lý không biết tự lượng sức mình và nhân viên của mình, ôm đồm quá nhiều trách nhiệm và dồn hết chúng lên cấp dưới, để rồi họ bị quá tải, áp lực căng thẳng, không thể hoàn thành công việc đúng hạn, đạt yêu cầu chất lượng, ĐƯƠNG NHIÊN là cán bộ quản lý chưa tốt, và phải chịu trách nhiệm chứ không phải là nhân viên. KHÔNG BAO GIỜ có chuyện thời gian thì ít, công việc thì nhiều, không có ưu tiên công việc rõ ràng mà lại đòi hỏi việc gì cũng chất lượng cao và hoàn thành đúng hạn được.

Đây chính là một phần trong khái niệm làm việc "chuyên nghiệp". Không phải cứ làm việc nhiều hơn, OT vô tội vạ không trả tiền thì tức là tiến độ, hiệu quả, và chất lượng công việc sẽ cao hơn những người làm việc ít hơn, nhưng lại có thời gian giải lao, thư giãn dành cho cá nhân và gia đình, nạp lại năng lượng, refresh tinh thần.

Cái này cũng có thể áp dụng với các khách hàng freelance nếu như thay vào vị trí cán bộ quản lý. Khách hàng cần phải cân nhắc các ưu tiên của mình như tốc độ, chất lượng, khối lượng, và cả tài chính. Cái nào là quan trọng nhất, cái nào quan trọng nhì, và cân nhắc hết sức cẩn thận về các yêu cầu của mình dành cho đối tác. Nếu như muốn nhanh, chất lượng và khối lượng sẽ phải hi sinh, và tài chính sẽ phải cao hơn. Muốn chất lượng cao, khối lượng lớn, đương nhiên sẽ mất nhiều thời gian và cả tài chính. Muốn chất lượng cao mà lại nhanh, thì khối lượng và tài chính cũng sẽ phải hi sinh nhiều hơn. Vân vân, sẽ không bao giờ có chuyện có tất cả những thứ trên. Những khách hàng nào cho rằng họ có thể có tất cả mọi thứ nói trên thì hoặc là họ sống ở trên mây, hoặc là họ hoàn toàn không đủ điều kiện chuyên môn để tự đánh giá được các tiêu chí này (rất tiếc là mình đã phải chạm trán loại khách hàng/cán bộ quản lý như thế này, không những không biết sự sai lầm của mình, còn rất tự hào vì đã có được sản phẩm đạt đủ các tiêu chí đó, lol.)

Không chỉ thế, feedback công việc cũng là một trong số những thứ rất quan trọng mà khách hàng và cán bộ quản lý cần phải học cách cân nhắc khi làm việc với đối tác của mình. Nếu như ưu tiên của bạn là công việc hoàn thành đúng hạn, chất lượng cao, thì không thể nào có chuyện phút cuối trước deadline bạn lại đi yêu cầu đối tác thay đổi một cái gì đó mà bạn CHO LÀ "đơn giản thôi" và kỳ vọng đối tác sẽ sửa chữa cho bạn kịp thời được. Thậm chí, kể cả là bạn có thời gian để yêu cầu sửa chữa, cũng đừng "micromanaging" - yêu cầu đòi hỏi những thứ rất chi li, tiểu tiết, không có giá trị tổng quát, tổng thể tới toàn bộ dự án, yêu cầu thay đổi nhiều lần, mất nhiều thời gian để đưa ra yêu cầu, vân vân. Vì thứ duy nhất bạn mất khi ở vị trí của bạn sẽ là thời gian, mà thời gian đương nhiên là tiền. Hơn nữa, khi mà bạn đã phải đi thuê người khác làm giúp mình cái thứ mà bạn không có chuyên môn đó, khả năng lớn là cái người mà bạn đã tin tưởng thuê về hiểu rõ và biết sâu hơn về cái vấn đề đó nhiều, hãy học cách tin tưởng họ đến một mức độ nào đó. Còn nếu ưu tiên của bạn là mọi thứ đúng ý mình, thì tốt hơn hết là hãy trang bị đủ kiến thức cho mình về chuyên môn của đối tác, để có thể cung cấp cho họ những feedback cụ thể, vào đúng trọng tâm, có chiều sâu, sẽ giúp cho việc đáp ứng yêu cầu của bạn từ phía đối tác nhanh gọn và đúng ý mình hơn rất nhiều lần. Mình từng làm việc với những khách hàng freelance và cán bộ quản lý có cách feedback không có gì ngoài việc chê xấu, chê kém, chê không biết làm, chê không đúng ý, "không cần biết chuyên môn, chỉ biết chưa đạt yêu cầu", chê tiến độ chậm (mặc dù feedback quá nhiều toàn tiểu tiết), chê hiệu quả công việc kém, chê "chưa chuyên nghiệp", chê chất lượng công việc không tốt, etc. Đây chính là những ví dụ cụ thể nhất của những gì KHÔNG NÊN LÀM ở vị trí của khách hàng/cán bộ quản lý vì một lý do rất thực dụng: Nó chẳng có tí tác dụng gì cho công việc, lại làm mất thời gian của cả hai bên.

Nhưng ngoài ra, nó còn liên quan đến một vấn đề nữa trong việc quản lý công sở mà mình học được từ các chỗ làm mình từng tham gia ở Mỹ: Team Morale. Có nghĩa là cảm xúc của nhân viên của mình là một trong số những thứ quan trọng nhất trong việc công việc có tiến độ, hiệu quả và chất lượng tốt hay không. Nhân viên của bạn hạnh phúc, vui vẻ với môi trường làm việc, có quan hệ tốt với bạn = hiệu quả, tiến độ, chất lượng công việc cao. Nhân viên của bạn cảm thấy căng thẳng, bất mãn, áp lực vì thường xuyên bị chê theo kiểu như trên kia, vì thường xuyên bị yêu cầu thay đổi những thứ rất vô lý do cán bộ quản lý không có trình độ chuyên môn nhưng lại thích micromanaging, vì thường xuyên công việc bị gián đoạn vì các yêu cầu thay đổi quá liên tục, quá dồn dập, lại còn mâu thuẫn nhau, vì thường xuyên công việc bị gián đoạn do cán bộ quản lý không biết cách cân nhắc các ưu tiên mà dồn quá nhiều khối lượng công việc cho team, cái gì cũng đòi xong nhanh, xong trước mà lại nhiều cái cùng 1 lúc, vì bầu không khí và văn hóa làm việc quá nhiều nghi kị giữa đồng nghiệp, người này dè chừng người kia, chia bè rẽ phái, rình mò báo cáo mách mỏ nhau với cấp trên, vì không ai phục ai, nói chuyện với nhau mỉa mai, cạnh khóe, diễn xuất thay vì chân thành và thẳng thắn, vân vân. Bản thân mình cũng đã từng rơi vào một vài trường hợp khi thành viên của team mình bất mãn, không phục, thậm chí tệ hơn là tự ti, mất tinh thần làm việc, và mình ở vị trí quản lý/leader đã gặp rất nhiều khó khăn để lèo lái công việc trở lại đúng quỹ đạo. Vì thế việc lựa chọn cân nhắc lời lẽ khi giao tiếp với nhân viên của bạn là cực kỳ quan trọng, làm sao để cấp dưới tin tưởng mình, tôn trọng mình, thông cảm với mình và luôn trong tư thế sẵn sàng làm việc cho bạn một cách nhiệt tình nhất, chứ không phải miễn cưỡng.

Tất cả những cái này, trong kinh nghiệm của mình, nếu như cán bộ quản lý/khách hàng freelance, nếu như phạm phải để đến khi công việc không đúng ý mình, kết quả không chấp nhận được, không hoàn thành đúng hạn, không đạt chỉ tiêu này nọ, thì 100% trách nhiệm thuộc về người bỏ tiền ra vì đã không lường trước và cân nhắc cẩn thận các ưu tiên và sự trông đợi của bản thân ngay từ đầu, chứ không phải người làm. Bức tranh trên đầu là một trong số những sản phẩm mà mình từng làm cho một khách hàng có thể nói là cực kỳ “kiểu mẫu” về mức độ chuyên nghiệp, có sự cân nhắc cực kỳ tốt về mức độ yêu cầu của họ với sản phẩm, cũng như sự tin tưởng vào người làm thuê (ở đây là mình), trả tiền đầy đủ, đúng hạn, giao tiếp cực kỳ lịch sự, tôn trọng, có trước có sau. Thậm chí sau dự án, mình còn trở thành bạn với khá nhiều khách hàng và cán bộ quản lý mà mình từng làm việc cùng.

Sự thật là môi trường làm việc tư bản trong thị trường hiện nay nó đã thay đổi và biến hóa rất nhiều so với trước kia, và văn hóa công sở cũng vì thế mà chuyển mình theo những hướng tích cực hơn rất nhiều cho người lao động. Đã qua lâu rồi cái thời mà sếp phải hét ra lửa, hống hách trịch thượng, qua rồi cái thời mà “tao có tiền thì tao có quyền đòi hỏi vô lối”, quát tháo chê bai bâng quơ vô nghĩa. Mối quan hệ làm việc ngày nay là mối quan hệ có đi có lại, và nhân viên của bạn không phải nô lệ, đối tác bạn thuê về làm việc cũng không phải con lừa để bạn đánh nó đau thì nó sẽ đi nhanh và thồ được nhiều đồ hơn cho bạn. Ở vị trí quản lý, bạn cho đi chuyên nghiệp và tôn trọng, thì khả năng lớn bạn sẽ nhận lại được chuyên nghiệp và tôn trọng, còn nếu không, hãy xem lại định nghĩa “chuyên nghiệp” của chính mình.

Tác giả: Hà Huy Hoàng